Cómo Planificar tu Día para una Productividad sin Estrés

“Deberás planificar tu día antes de ponerte a trabajar”.

Simple y profundo, ¿verdad? Nadie estaría en desacuerdo, por cierto, Y dado que es más fácil decirlo que hacerlo, esto también se almacena en frío como muchos otros mandamientos similares.

 

Dificultades

Existen dificultades prácticas, la mayoría de las cuales surgen de dos hechos básicos: 1) nuestra mente no es buena para recordar el trabajo y 2) el mundo que nos rodea cambia demasiado rápido. Es posible que no recuerdes cuál es la prioridad del día. O puedes decidirte por una cosa, pero es posible que no estés seguro de si ese es el mejor uso de tu tiempo o si te estás perdiendo algo. O planeas, pero no puedes seguir la planificación debido a un cambio repentino en las prioridades. 

Simpleza

Necesitarás un sistema simple, pero robusto detrás de esto para que funcione. La premisa detrás de este enfoque es que, dada la dinámica del mundo empresarial actual, es imposible seguir un programa diario estrictamente planificado. Sin embargo, eso no significa que uno no deba planificar, sino que debes hacer un plan flexible para el día para que se adapte y resista pequeñas distracciones.

Sistema

El timeboxing estricto podría funcionar solo para un estudiante de escuela comprometido, cuya misión cuenta con el apoyo de las personas que la rodean. El timeboxing fallará a menudo si se trata de un profesional y eventualmente se volvería inútil. En su lugar, debes elegir una programación de día flexible, como la siguiente:

1. Has que tu calendario sea escaso: tu calendario debe contener solo tareas sensibles al día o al tiempo. Estas son las citas que no puedes posponer. Entonces, por ejemplo, leer un informe está estrictamente prohibido en tu agenda. Aunque tiene sentido leer el informe a las 11 am, no es que el informe no pueda leerse en otro momento. 
2. Has una lista de tareas: todos los objetivos y tareas que no sean los que se incluyeron en el calendario deben incluirse en una lista de tareas, preferiblemente digital. No necesitas nada lujoso. Una aplicación de hoja de cálculo regular es lo suficientemente buena. El único cuidado que debes tener es que una sola hoja de cálculo sea la única versión de la verdad de tu trabajo. Puedes considerar usarla desde la nube para que esté disponible desde cualquier lugar. 
3. Planificación semanal: todos los fines de semana, necesitaría dedicar entre 30 y 45 minutos para revisar su lista de tareas pendientes e identificar a los posibles candidatos para la próxima semana. En este caso, tienes que ser más práctico que deseoso. 
4. Planificación diaria: ahora que tienes tu calendario escaso y la lista de tareas específicas de la semana, estás bien equipado para hacer el plan diario. Tu calendario te muestra los espacios que ya están reservados para el día y que no son negociables. Debes encontrar los espacios restantes para los elementos de trabajo de tu lista de tareas pendientes, teniendo en cuenta los elementos de tu calendario, el almuerzo y otros descansos.

Nuevamente, debes abstenerte de asignar los intervalos de tiempo a las tareas. Pero podría ser útil asignar un orden de ejecución de las tareas preseleccionadas. Y aquí tienes, con tu trabajo. Tan pronto como termines una tarea o una cita, consulta tu lista de tareas pendientes específicas del día y elige un elemento que sea el mejor uso del intervalo de tiempo a tu disposición. 

Eficacia 

Este método es eficaz, ya que le permite mantener su plan de trabajo diario en medio del entorno en constante cambio que le rodea. Tu agenda no se ve perturbada por las distracciones. De hecho, te encantará ceder a algunas distracciones bienvenidas, puesto que estarás bastante seguro de lo que puedes abarcar y así tomarás una decisión juiciosa sobre el uso alternativo de tu tiempo. 

Artículo original: How to plan your day for stress-free productivity

Conclusión

Hay muchas formas de planificar tu día para que te sientas menos estresado y más productivo. El truco es encontrar el método que funcione mejor para ti. No hay una solución única, así que experimenta con diferentes enfoques hasta que encuentres algo que funcione. Prueba varias de las técnicas descritas aquí y mantén la mente abierta a nuevas ideas. Con un poco de práctica, podrás desarrollar un sistema de gestión del tiempo que te ayudará a maximizar tu productividad y minimizar tu estrés. Por último, recuerda que al trabajar con un coach profesional tendrás apoyo para lograr perfeccionar la forma en que administras tu tiempo.

Preguntas Relacionadas

¿Cómo determinas qué tareas deben incluirse en el calendario?

Determinar qué tareas deben incluirse en el calendario puede ser un proceso estresante. Afortunadamente, hay una manera sencilla de hacerlo. Consiste en enumerar todas las tareas que necesitas realizar y luego asignarles una prioridad. Las tareas con la prioridad más alta deben incluirse en el calendario antes que las demás. Esta priorización puede ser una simple evaluación en términos de un valor que vaya de 1 a 10.

¿Cómo sabes cuándo es el mejor momento para comenzar una tarea?

Hay algunos factores que debes considerar, como la importancia de la tarea, lo que requiere la tarea y cuánto tiempo necesitas para completarla. Si la tarea es importante, entonces debes hacerla lo antes posible. No quieres dejar que se acumule y se convierta en una carga más grande de lo que ya es. Si la tarea requiere mucha energía o concentración, entonces debes asegurarte de que estés descansado y listo para hacerlo. Finalmente, si la tarea toma mucho tiempo, querrás empezarla con anticipación para asegurarte de que la termines a tiempo.

¿Cómo planificas tu día si tienes que atender a un cliente?

Es valioso tener una buena planificación para el día, ya que de esta forma podemos evitar el estrés y la ansiedad. Si tenemos que atender a un cliente, lo primero que debemos hacer es preparar todo lo necesario para la reunión. Asegúrate de tener toda la información y los documentos que necesitas. También es fundamental llegar unos minutos antes de la hora de la reunión, para poder relajarte y estar tranquilo. Durante la reunión, presta atención a todo lo que dice el cliente y trata de responder de forma clara y concisa. Al finalizar, debes hacer una breve recapitulación de lo hablado y asegurarte de que el cliente está satisfecho.

¿Qué pasa si tienes que cambiar el plan de trabajo diario?

No te estreses. Cambiar el plan de trabajo diario puede ayudarte a ser más productivo. Aquí tienes algunos consejos para hacerlo:

• Toma un momento para evaluar tu día. ¿Qué está funcionando y qué no? Si algo no está funcionando, ¿por qué?
• Haz una lista de tus prioridades. Asegúrate de que tu nuevo plan de trabajo las respete.
• Antes de empezar a trabajar, toma unos minutos para planificar cómo vas a abordar cada tarea. Esto te ayudará a mantener el foco durante el día.
• Date tiempo para descansar y re-energizarte. No puedes ser productivo si estás exhausto. Escucha tu cuerpo y toma descansos cuando lo necesites.
• Utiliza herramientas de productividad para ayudarte a mantener el foco. Por ejemplo, puedes usar una aplicación de tareas pendientes para ayudarte a mantener el control de todo lo que tienes que hacer.

¿Cómo priorizas las tareas en función del tiempo disponible?

Muchas personas sienten que el día no tiene suficientes horas para hacer todo lo que quieren o necesitan. Sin embargo, con un poco de planificación y priorización, es posible maximizar el tiempo disponible y reducir el estrés. Una buena manera de empezar a planificar tu día es hacer una lista de todas las tareas que necesitas hacer. Luego, prioriza las tareas en función del tiempo disponible. Por ejemplo, si solo tienes 30 minutos para hacer algo, entonces es mejor elegir una tarea fácil y rápida. Si tienes más tiempo disponible, puedes dedicarte a tareas más complejas o largas.

¿Cómo gestionas los imprevistos?

¿Cómo planificar tu día para una productividad sin estrés? Es importante tener un plan para el día, pero es igual de importante saber cómo gestionar los imprevistos. Los imprevistos son parte de la vida y, a menudo, pueden arruinar nuestros planes. Sin embargo, si aprendemos a gestionarlos de manera eficiente, podremos minimizar su impacto en nuestro día y seguir siendo productivos. Aquí hay algunos consejos para gestionar los imprevistos de manera eficiente:

• Identifica cuál es el problema.
• Analiza las posibles soluciones.
• Elige la mejor solución.
• Ejecuta la solución elegida.
• Aprende de la experiencia y vuelve a empezar.

¿Cómo evitas ser distraído durante el día?

Todos tenemos nuestros trucos para mantenernos enfocados en nuestras tareas, pero a veces es difícil resistir la tentación de mirar el teléfono o abrir una nueva pestaña en el navegador. Si te sientes distraído con facilidad, aquí hay algunos consejos que puedes seguir para mejorar tu concentración:

• Pon un timer y trata de enfocarte en la tarea durante ese tiempo.
• Toma descansos breves después de cada tarea para que no te sientas abrumado.
• Limita las distracciones al máximo: apaga el teléfono, cierra las pestañas del navegador que no necesitas y encuentra un lugar tranquilo para trabajar.

¿Qué haces si no puedes cumplir con un objetivo?

En primer lugar, no te estreses. Segundo, analiza la situación y trata de comprender por qué no se pudo lograr el objetivo. Tercero, ajusta el objetivo o cambia el plan de acción. Cuarto, vuelve a intentarlo. Y quinto, aprende de la experiencia para evitar cometer los mismos errores en el futuro.